Ведущий специалист

Составление и контроль исполнения бюджета административно-хозяйственного управления по статьям: канцелярия, питание, ТМЦ по охране труда, хоз.расходы и инвентарь, мебель, прочее оборудование, аренда помещений, аренда парко-мест транспорта, коммунальные расходы, клининг, эксплуатация помещений, затраты на содержание транспорта (ГСМ, мойка, ТО, МО, эвакуация, ремонт авто), затраты на содержание оборудования (ремонт бенз.генераторов, ТО генераторов), затраты на утилизацию шин, барабанов от принтеров и т.д. Закупочная деятельность по счетам и договорам товаров и услуг по направлениям: ежедневный плановый тех.осмотр 30 машин Lada Largus, сезонный шиномонтаж машин, плановые и внеплановые ТО машин, медосмотры водителей, парковочных мест транспорта, клининг. Обеспечение жизнедеятельности 29 офисов (Белгород, Курск, Иваново, Тула, Тверь, Калуга, Ярославль, Липецк, Орел, Смоленск, Воронеж,Тамбов, Брянск, Кострома, Дзержинский, Серпухов, Владимир, Рязань, Химки, Волоколамск, Москва) по направлениям: клининг, вода, канцтовары, полиграфическая продукция, транспорт, ТМЦ, расходные материалы. Организация работы а/транспорта филиала 29 машин + 1 служебная (техническое обслуживание, ремонт, парковки, медосмотры). Обеспечение документооборота с управляющей компанией и офисами. Перемещение ТМЦ (мебель, транспорт, запчасти).

• Встреча клиентов и перераспределение вопросов
• Консультирование клиентов
• Выдача ключей
• Заключение договоров с новыми клиентами на техническое обслуживание дома, подземного гаража, кладового помещения, в случае необходимости – переоформление договоров с существующими клиентами
• Подготовка и подписание актов приёма-передачи ключей
• Информирование клиента о процедуре передачи квартиры, а также о порядке производства всех видов работ согласно утвержденным регламентам общества
• Создание в программе учета начислений и оплат лицевого счета, внесение сведений о квартире и клиенте в лицевой счет
• Ведение и хранение документации в отделе
• Осуществление работы с собственниками (арендаторами), разрешение спорных и конфликтных ситуаций
• Ведение и работа с клиентской базой данных (внесение и актуализация информации)
• Разъяснение квитанций, счетов
• Контроль дебиторской задолженности
• Написание служебных записок
• Взаимодействие со службой эксплуатации (инженерный состав, техники)
• Подготовка документации для общего собрания собственников
• Прием заявок и письменных обращений
• Выдача справок
• Прием и передача показаний ИПУ

Создание, редактирование, согласование и отслеживание документов (договора, дополнительные соглашения, приложения и т.п.); сопровождение взаимодействия с корпоративными клиентами; подготовка договоров и соглашений по типовой форме; контроль выставления бухгалтерских документов и поступления средств; подготовка материалов по запросам руководства; подготовка писем, коммерческих предложений, сбор информации для составления бюджета проекта эксплуатации.

Планирование квартального бюджета, корректировка ежемесячного бюджета требуемого для функционирования ММ/МК/РЦ/ГМ (магазины, гипермаркеты, региональный центр); Контроль управления денежными средствами на участках в соответствии с бюджетированием; Обоснование затрат функционирования 350ММ/56МК/1РЦ/3ГМ и определение участков с возможностью их оптимизации; Построение слаженного подразделения с четкими задачами и зонами ответственности по всему хозяйственному сектору; Осуществление эффективной коммуникации с департаментами ММ/МК/РЦ/ГМ и головным офисом; Взаимодействие со всеми отделами филиала, ДММ, СВ, ДФ, РД, Головной компании; Взаимодействие и контроль работы контрагентов.(клининг, дератизация, вывоз тбо, кгм, заказ канцтоваров и т.д.) Соблюдение регламентов и стандартов работы во всех соответствующих отделах и контроль их исполнения.

• Работа с документами (прием, отправка, сканирование, составление актов, описей, ведение реестров и т.д.)
• Внесение данных в программу 1С.
• Работа с водительским составом.
• Выставление счетов на оплату.
• Распределение маршрутов.

• Встреча и распределение посетителей;
• Прием и распределение звонков;
• Делопроизводство (перераспределение входящей/исходящей документации, подготовка и отправка пакетов документов услугами почты, экспресс-службы)
• Выполнение поручений руководителя.
• Административная поддержка офиса (заказ воды, канцелярии и т.д.)
• Заведение товарно-материальных ценностей в 1С.

• Работа с мини-АТС.
• Регистрация вх./исх.документов.
• Отправка писем.
• Работа в 1С.